HOTELSKI INFORMACIJSKI SISTEMI - GASTROdat
Hotelski informacijski sistem GASTROdat je najuspješniji informacijski sistem za vođenje hotelske recepcije u Austriji. Sve je više raširen i u Švicarskoj, Italiji, Njemačkoj i zadnje 2 godine u Sloveniji i Hrvatskoj.
Činjenica, da je po referencama izvanredno uspješan (preko 1200 instalacija u Austriji, Njemačkoj, Švicarskoj, Italiji, Sloveniji) 12 godišnja praksa razvoja u Windows okružju, su nam bili vodilja pri odabiru strateškog partnera na području hotelskog informacijskog sistema.
Glavne odlike programa su izvanredna jednostavnost korištenja te podrška vrlo kompleksnim funkcijama, koje pokrivaju velike raznolikosti hotelskog posla.
Posebno se ističe Gastrodat prilagodljivost internet podršci sa svojim novim u ovom trenutku vrlo vrućim proizvodom na tržištu Austrije i Švicarske: »GastroWeb«. Proizvod omogućava on-line rezervacije preko interneta i direktno povezivanje internet recepcije s podatkovnom bazom hotela i maksimalnu kontrolu u pristupu svim raspoloživim resursima Hotela. U ponudi imamo front-office i back-office funkcije recepcijskih sistema:
HOTELSKI SISTEMI - FRONTOFFICE
GRAFIČKI PREGLED SOBA/SISTEM REZERVACIJA
Glavni ekran prikazuje status svih soba hotela u određenom trenutku. Boje označavaju statuse, u kojim se sobe nalaze. Zelena znači izdanu ponudu, plava znači prihvaćenu ponudu (rezervacija), crvena označava trenutnu prisutnost gosta u sobi, a žuta da je gost
sobu napustio i platio račun.
Grafički radni panel i korištenje boja i kalendara omogućavaju recepcionaru vrlo brz uvid u popunjenosti hotela te mu na taj način daje najveći mogući broj informacija u najkraćem mogućem vremenu. Kod pregleda je moguće izabrati 4 različita prikaza vremenske tablice. Za svaki prikaz se izabere interval (tjedan/2 tjedna/mjesec/nekoliko mjeseci) i brojevi soba (sobe od 100-130/sobe na prvom katu/ ... ). Količina podataka, koji su vidljivi na ekranu, je ovisna o veličini monitora; preporuka je 17" LCD monitor.
- Informacije o određenom terminu dobiju se dvostrukim klikom miša na termin. Na taj način dodajemo/oduzimamo unose, popravljamo cijene i unosimo podatke o gostu i terminu.
- Unos termina s klikom miša, popunjenost, ponude, rezervacije.
- Trajanje termina automatski se upisuje na račun gosta.
- U slučaju više gostiju u sobi moguće je da svaki gost ima drugačije trajanje boravka.
- Selidba gosta u drugu sobu, podjela termina (nekoliko dana u jednoj sobi, pa se preseli u drugu)
- Unos/popravljanje/brisanje termina.
- Podjela računa na više osoba za jednu sobu.
- Na terminu su podaci o broju gostiju u sobi, tip pansiona, ime gosta, napomene za konkretni termin, te simboli (npr. gost je sportaš, ima otvorenu akontaciju…)
- Prikaz željenog broja dana i soba, Memoriranje do 4 različita pogleda (npr. prikaz svih50 soba ili pogled po katovima)
- Brzi dnevni pregled s upotrebom funkcijskih tipki (prihodi, rashodi, popunjenost u % i broju)
- Isporuka dokumenata gostima na željenom jeziku, mogućnost izbora 5 jezika.
- Prijenosi artikala na drugu sobu/korisnika.
- Ispis gostiju s datumom rođenja.
- Unos stalnog popusta za gosta (za sve artikle ili samo za noćenje/hranu)
Prijava gosta
- Upotreba podataka o gostima za prijavu na policiju
- Gost se prijavi kod dolaska u hotel ili pošalje prethodno rezervaciju o dolasku
- Upis više gostiju u jednu sobu, svatko može imati svoj račun
- Po dolasku je moguća selidba gosta u drugu sobu, produljenje ili skraćenje boravka
Izdavanje računa
- Za pojedinog gosta ili zbirno za sobu
- Izdavanje informativnog računa
- Izdavanje original računa za porezne obveznike, firme
- Naknadni ispis računa ili original računa za firme
- Izbor različitih načina plaćanja, podjela na gotovinu/kartice/virmane
- Ispis računa u više različitih valuta ili samo u EUR-ima. Unos tečajeva.
- Izdavanje računa za pojedinog gosta u sobi ili skupni za sobu, željeni izbor artikala na računu. Unos dodatnog teksta/poruke na račun.
- Ispis računa na više načina, na različitim pisačima/email-u, fax-u, ugrađen PDF writer.
- Automatski ili korisnički izbor dodjele broja računa
- Korisnička obrada izgleda računa – postavljanje logotipa, oblikovanje dokumenata…
Akontacije
- Određivanje akontacija za rezervacije i boravak
- Automatski prenosi akontacija na račun gosta
- Ispis prispjelih akontacija na dan
- Unos akontacija i pregled plaćenih/neplaćenih akontacija
- Ispis potvrda gostu za akontaciju
Rad sa sobama
- Upis podataka/opremljenosti sobe, koja se ispisuje na ponudi/rezervaciji
- Određivanje artikala, koji se automatski blokiraju kod izbora sobe
- Pregled statusa i tipa sobe: soba je očišćena, ima uključen/isključen telefon
- Pregled zauzeća soba po tipu i danima
- Unos Virtualnih soba
Šifrarnik artikala
- Određivanje cijene automatski po sezonama (moguće 16 različitih sezona)
- Unos paketnih, sastavljenih artikala
- 8 stupnjeva popusta (stalni gosti, firme)
- Grupiranje artikala u grupe
- Automatski popust za djecu
Upravljanje agencijama i grupama
Program omogućava upravljanje grupa i agencija u fazi rezervacija, generiranje i fakturiranja te kasniju statistiku. Posebna funkcija sistema omogućava vođenje i evidenciju “alotmana” – pred rezervacije i potražnja ovisno o kapacitetu hotela.
- Posebno pojednostavljen je unos grupa – automatski izbor slobodnih soba, izbor uplatitelja računa za grupu, grupni dolazak/odjava/uključenje telefona gostima.
- Automatski izbor soba po tipovima soba (jednokrevetna, dvokrevetna, apartman…)
- Ispis popisa gostiju za pojedinu grupu (po sobama ili abecedno)
- U grupi odaberemo u svakoj sobi goste, na koje se blokiraju usluge, koje plaćaju sami, ili prenosi sa ugostiteljske blagajne
- Unos skupine soba za isti period za više grupa (alotmani i overbooking). Pregled, brisanje, selekcija zauzeća soba. Ograničavanje rezervacije na datum potvrde.
Rad s programom
- Unos željenog broja soba
- Vođenje i ispis rada s programom za svakog korisnika
- Zabrane pristupa korisnicima za određene funkcije programa
- Arhiviranje podataka
- Prva pomoć – regeneriranje podataka
- Mogućnost brisanja zapisa iz šifrarnika gostiju (pod određenim uvjetima)
- Određivanje boje ekrana, ispisa
HOTELSKI SISTEMI – BACKOFFICE
Osnovne funkcije prodaje:
- Korespondencija s gostima, podrška više jezika
- Izvještaji o poslovanju po više od 300 kriterija
- Cirkularna pisma s korištenjem filtra kod izbora gostiju
- Upravljanje agencijama, grupama
- Podrška za seminare
- Podrška za wellness, sauna, terapije
- Podrška internetskom naručivanju i rezervacijama smještaja GASTROWEBx
- Gotovinska blagajna
- Upravljanje korisnicima i njihovim pravima za rad
KORESPONDENCIJA S GOSTIMA
Naglasak programa je na jakoj podršci vođenju korespondencije s gostima hotela. Svaki dokument je moguće ispisati na željenom jeziku. Svi dokumenti se pohranjuju u arhivu i dostupni su za kasniji pregled.
- Vođenje svih podataka o gostima
- Unos posebnih napomena za gosta (posebne želje, bolesnik itd.)
- Korištenje podataka za izradu cirkularnih pisama i naljepnica
- Trenutni pregled broja posjeta gostiju, povijest prometa (neograničeno u natrag)
- Akcije u korespondenciji s gostima (ponude, potvrde rezervacija, rezervacije, računi, ...). Ispis dokumenata.
Izglede predložaka dokumenata oblikuje sam korisnik
(integriran editor teksta omogućava željene izglede, za svaki jezik posebno)
IZVJEŠTAJI O POSLOVANJU
U ponudi je više od 300 izvješća o poslovanju, moguća je prilagodba i dodavanje novih.
Složeni su u grupe:
- pregled zauzeća soba, prihodi, rashodi
- statistika zauzeća soba, u % po sobama, kroz godinu / mjesecu
- popis za kuhinju po više kriterija (broj doručaka, ručaka, večera, obroci za djecu)
- popis za čišćenje soba po etažama, odredite za koliko dana se mijenja posteljina
- pregled narodnosti (dolasci i noćenja za svaki dan u mjesecu)
- statistika putničkih agencija (dolasci/noćenja i promet)
- pregled akontacija (otvorene, plaćene, pregled svih)
- prodaja po različitim kriterijima (artikli, grupe, gosti, računi, načini plaćanja itd.)
- knjiga izlaznih računa
- Izvješće za policiju
- planirani promet iz ponuda i rezervacija
- i mnoštvo drugih izvještaja
CIRKULARNA PISMA
Korisnik sam kreira cirkularna pisma svojim strankama po različitim kriterijima. Pri tom koristi podatke o strankama, kao što su datum rođenja, itd.
- Bira svoj editor
- Šalje sve dokumente direktno e-mail-om ili ih ispisuje pa faxira
- Sami sastavite dokument, gdje se stavljaju naslovi i ostalo
- Pretraga po različitim kriterijima (broj posjeta, dolazak u određenom vremenskom razdoblju, narodnost, kategorija gosta, I/NE/ILI kombinacija kriterija…)
PODRŠKA ZA SEMINARE
Sa funkcijom upravljanje seminarima je omogućeno jednostavno vođenje seminara i prostorija za seminare. Dnevni plan prikaže raspoloživost seminarskih dvorana – pregled je moguć po satima. Pregled je po izboru grafički prikaz na odgovarajući način kao rezervacije soba. Modul je u cijelosti povezan s knjiženjima na sobu i izdavanjem faktura.
PODRŠKA ZA WELLNESS
Služi planiranju i upravljanju sa resursima, suradnika (maseri, frizeri, itd.) ili kapaciteta hotela (bazeni, saune, prostori za masažu). Pregled je moguć u grafičkom obliku na odgovarajući način kao rezervacije soba.
INTERNET PODRŠKA - GASTROWEB
Sve većom upotrebom Interneta hotelski gosti žele informacije o raspoloživosti hotelskih kapaciteta. Gastroweb omogućava sa svojim brojnim funkcijama pronalazak informacija o slobodnim sobama u skupini hotela jedne regije, nadalje omogućava pregled slobodnih soba pojedinog hotela. Gost si lako pregleda sve podatke o pojedinim sobama, uključujući slike, cijene i izradu ponude za odabrani termin. U koliko je zadovoljan s ponudom, lako napravi on-line rezervaciju, koja je s minimalnim vremenskim pomakom vidljiva u bazi podataka
hotela – i na uvid recepcionaru, koji je zatim potvrdi ili odbije.
Kada vaš gost rezervira sobu preko Interneta, vi za to nikome ne plaćate proviziju!
HOTELSKI SISTEMI – INTERFACE
Moguća povezivanja hotelskog sistema s drugim sistemima:
- Povezivanje na telefonske centrale (sučelje za većinu telefonskih centrala u Europi). Automatski prenosi poziva na račun gosta. Pregled i ispis poziva po brojevima soba za različite periode. Uključenje/isključenje telefona i narudžbe buđenja.
- Povezivanje na sisteme za pristup (KeyCard). Programiranje kartica za otvaranje sobe i ostalih prostora, gdje je dozvoljen pristup gostu (bazen, sauna). Program za sada podržava slijedeće sisteme za kontrolu pristupa: Schulte-Schlagbaum SAG, Onity, EVVA, TESA.
- Povezivanje s ugostiteljskim blagajnama (sučelje za povezivanje sa ugostiteljskim blagajnama). Prenosi artikala iz ugostiteljskog sistema na račun gosta, kontrola da li je gost prijavljen ili ne.
- Povezivanje sa SKI-data sistemima Većina hotelskih kapaciteta skijaškog središta Nasfeld je povezana u cjelovit sistem hotelskih i skijaških kapaciteta uz pomoć Gastrodat-a.
- Povezivanje na računovodstveni sistem Povezivanje se izvodi na osnovu zahtjeva računovodstvenog sistema.
REFERENCE U SLOVENIJI
- Hoteling Hotelsko podjetje: 3 hoteli v Bohinju (gostinski in hotelski IS )
- Hotel Pod Roglo, Zreče
- Golte smučarski center, gostinstvo in hotel
- Hotel Oltra, Ankaran
- Vila Andor, Ankaran
- Motel Medno
- Aerodrom Slovenj Gradec: hotel in restavracija
- Gostilna in prenočišča Avsenik, Begunje
- Gostišče Tulipan, Lesce
- Maribor: Hotel Lešnik
- Čebelarski center Blagovica
- Maribor: Pohorska kavarna
- Hotel Paquito, Nova Gorica
- Pristava Lepena
- Dobra Vila Bovec
REFERENCE U EUROPI
Alpenresidenz Mooshaus 6183 Kühtai www.mooshaus.at | Hotel Kaiserhof 6622 Berwang www.kaiserhof.at | Familien Erlebnis Hotel Alpenrose 6631 Lermoos www.hotelalpenrose.at | Apparthotel Aschauerhof 6274 Aschau www.aschauerhof.at | Hotel Peternhof 6345 Kössen www.peternhof.com | Ferienanlage Alpenhof Gerlos 6285 Gerlos www.alpenhof-gerlos.at | Best Western Hotel Neue Post 6020 Innsbruck www.hotel-neue-post.at | Erlebnishotel Hohenhaus 6293 Lanersbach www.hohenhaus.at | Hotel Moritz 6183 Kühtai www.hotelmoritz.com | Hotel Vierjahreszeiten 6294 Hintertux www.vierjahreszeiten.at | Hotel Löwe & Hotel Bär 6534 Serfaus www.loewebaer.com | Familienhotel Furgler 6534 Serfaus www.furgler.at | Familien Aktiv Hotel Christoph 6352 Ellmau www.hotel-christoph.com | Hotel Verwall 6793 Gaschurn www.verwall.com | Das Alphotel 6992 Hirschegg www.alphotel.at | Walliserhof 6708 Brand www.walliserhof.at | Grand Hotel Zell am See 5700 Zell am See www.grandhotel-zellamsee.at | Hotel Salzburger Hof 5700 Zell am See www.salzburgerhof.at | Sporthotel Alpenblick 5700 Zell am See www.alpenblick.at | Hotel Alpenhof 5541 Altenmarkt www.alpenhof.net | Wellness & Sport Hotel Kendler 5753 Saalbach www.kendler.at | Feriengut Ellmauhof 5754 Hinterglemm www.ellmauhof.at | Active by Leitner 5710 Kaprun www.active-kaprun.at | Sporthotel Kaprun 5710 Kaprun www.sporthotel-kaprun.at | Sonngastein 5640 Bad Gastein www.hotel-sonngastein.com | Alpengasthof Hauserbauer 5632 Dorfgastein www.hauserbauer.com | Hotel Bristol 5020 Salzburg www.bristol-salzburg.at | Hotel Mozart 5020 Salzburg www.hotel-mozart.at | Sporthotel Alpina 5600 St. Johann www.sporthotel-alpina.at | Aparthotel Jagdhof 5532 Filzmoos www.jagdhof.co.at | Urbanis Familienhotel 9551 Bodensdorf www.urbani.at | Hotel Wulfenia 9620 Nassfeld www.wulfenia.at | Raunerhof 8973 Pichl www.raunerhof.at | Alpenhotel & Villa Ramsauhof 8972 Ramsau www.raumsauhof.at | Simon Das Vitalhotel 7431 Bad Tatzmannsdorf www.dasvitalhotel.at | Landhotel & Weingut Birkenhof 7122 Gols www.birkenhofgols.at | Hotel Lucia 1150 Wien www.lucia-hotel.at | Krone & Kaiserhof Schachner 3672 Maria Taferl www.schachners.com | Schlosshotel Rosenau 3924 Rosenau www.tiscover.com/schloss.rosenau | Stadthotel & Parkhotel Styria 4400 Steyr www.stadthotel.at | Almtalhof 4645 Grünau www.almtalhof.at | Cordial Kette www.cordial.at | Alpenhof 39025 Naturns www.alpenhof.it | Hotel Engel 39056 Welschnofen www.hotel-engel.com | Altstadthotels Familie Mitterer 84489 Burghausen www.altstadthotels.net
